Obligatoriedad de registro horario digital

Desde 2019 todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que el registro incluya, como mínimo, la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada empleado, con independencia de su tipo de contrato o jornada. 

Además, la empresa debe:

• Conservar los registros durante 4 años

• Mantenerlos a disposición inmediata de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo
  

Hasta ahora se venían tolerando algunos sistemas manuales (hojas en papel, Excel, correos de fichaje…), pero la Inspección lleva tiempo insistiendo en que esos métodos no son suficientemente fiables: son fácilmente manipulables, no aseguran la invariabilidad del registro y no garantizan trazabilidad.

¿Qué cambia a partir de 2026?

El Gobierno está ultimando un nuevo Real Decreto de registro horario que entra en vigor a comienzos de 2026 y que refuerza de forma importante estas obligaciones:

• El registro deberá ser digital y diario, gestionado directamente por cada trabajador.

• Se elimina el fichaje en papel, Excel y otros formatos editables sin trazabilidad.

• Los registros deberán ser

  • Objetivos y fiables (no manipulables a posteriori sin rastro)

  • Inalterables, cualquier cambio debe quedar documentado

  • Accesibles, disponibles durante al menos 4 años, y consultables tanto por el trabajador como por la Inspección

  • Se exigirá que el sistema diferencie mejor tipos de horas (ordinarias, extra, disponibilidad, etc.) y que se integre en los procesos internos de la empresa

En resumen: el registro horario ya no será "rellenar una hoja", sino un sistema digital serio, trazable y bien diseñado.

Qué aporta LanBAI + Odoo frente a la nueva normativa

LanBAI es una solución de control horario integrada en Odoo que nace precisamente para adaptarse a este nuevo marco.

Registro horario digital, centralizado y fiable:

• Todos los fichajes se registran en OdooBAI, en tiempo real, usando siempre la hora del servidor, no la hora que marca el móvil del trabajador:

• Cada registro incluye:

  • Trabajador

  • Fecha

  • Hora exacta de entrada y salida

  • Información adicional (equipo, IP, ubicación y/o foto, si la empresa lo activa)

• Los datos se almacenan de forma centralizada y pueden conservarse durante el mínimo legal de 4 años (o más, si la empresa lo decide)
  

Inalterabilidad y trazabilidad:

• El trabajador no puede borrar ni editar sus fichajes directamente.

• Si hay un error (olvido de fichar, fichaje a destiempo…), la app permite solicitar una corrección, que:

  • se revisa y aprueba/rechaza por un responsable

  • deja rastro de quién ha modificado qué, cuándo y por qué

• De este modo, se cumple el principio de registro "fiable e inalterable", pero manteniendo la flexibilidad necesaria para gestionar incidencias reales.

Separación entre "registro bruto" y "cálculo de horas":

• LanBAI almacena siempre el registro bruto exacto (entrada y salida reales)

• Sobre ese registro se podrá aplicar, desde backend, una lógica configurable de redondeos y pausas (por ejemplo, redondeo a 5 minutos o restar automáticamente una pausa de comida definida en convenio)

• Así se cumple la norma (registro de jornada real) y a la vez se adapta el cálculo de horas a la realidad de cada empresa

Informes y acceso a la información:

• Cada trabajador puede consultar su histórico de fichajes desde la app o desde su portal web.

• RRHH/Administración dispone de:

  • informes por trabajador, departamento, centro, fechas

  • exportación a Excel/PDF

  • integración con nómina y planificación de turnos (Odoo Planning, Ausencias, etc.)

• Ante una Inspección, la empresa puede entregar informes claros, estructurados y trazables de la jornada de cada empleado.

Privacidad y protección de datos:

• LanBAI sólo recoge los datos necesarios para el registro horario y la organización de la jornada

• La empresa puede activar o no características adicionales:

  • geolocalización del fichaje

  • fotografía en el momento de fichar, en función del puesto de trabajo y de su política interna.

• La app incluye una pantalla de información de privacidad, donde se explica:

  • qué datos se recogen

  • con qué finalidad

  • durante cuánto tiempo

  • y cómo puede el trabajador ejercer sus derechos de protección de datos

Cómo puede fichar el trabajador: múltiples métodos

LanBAI combina la potencia del backend de Odoo con varias formas de fichaje para adaptarse a cada tipo de empresa:

1. Máquina de registro laboral / terminal físico

Para entornos donde el fichaje se hace a la entrada del centro (fábricas, almacenes, comercios, etc.)

Características principales:

• Terminal táctil o dispositivo dedicado en la entrada

  • Fichaje mediante:

    • código PIN

    • tarjeta o llavero NFC

    • escaneo de QR personal

• El terminal se conecta con Odoo y envía los fichajes en tiempo real; si se pierde la conexión, los almacena localmente y los sincroniza en cuanto vuelve a haber red.
  

Ventajas:

• Muy cómodo en entornos donde todo el mundo entra por el mismo punto

• Menos dependencia del móvil personal del empleado

• Posibilidad de controlar quién está dentro del centro en cada momento
  

2. App móvil LanBAI (Android e iOS)

Pensada para trabajadores que no están siempre en la misma ubicación: comerciales, técnicos de campo, teletrabajo, visitas, etc.

Características principales:

• Fichaje de entrada y salida con un solo botón

• Visualización del estado actual (dentro / fuera) y último fichaje

• Consulta del historial de jornadas

• Posibilidad de solicitar correcciones de fichajes en caso de error u olvido

• Opcionalmente:

  • registro de ubicación en el momento del fichaje

  • captura de foto asociada a la entrada/salida (por ejemplo, para centros especialmente sensibles)
    

Todo ello siempre con hora de servidor, y comunicando directamente con Odoo.

3. Navegador web (escritorio, portátil, tablet)

Para puestos administrativos, oficinas o teletrabajo donde el usuario suele tener un navegador abierto:

• El trabajador accede a un portal web (Odoo), con su usuario y contraseña

• Desde ahí puede:

  • fichar entrada/salida

  • consultar su histórico

  • revisar informes de horas trabajadas

  • descargar justificantes si la empresa los habilita

• Es una opción especialmente útil para:

  • teletrabajo

  • personal de oficina

  • directivos y perfiles que ya trabajan todo el día con Odoo
    

4. Combinación de métodos

LanBAI permite combinar varias formas de fichaje

• Un trabajador puede fichar a veces en el terminal del centro y otras desde la app (por ejemplo, si empieza el día visitando clientes)

• El sistema unifica todos esos registros en Odoo y genera un único historial coherente por persona, sin duplicidades
  

Beneficios para la empresa y para las personas trabajadoras

Para la empresa:

• Cumplimiento normativo reforzado ante la nueva obligación de registro digital

• Reducción drástica de riesgos de sanción por defectos de registro horario

• Visión clara y en tiempo real de quién está trabajando, dónde y en qué horario

• Información fiable para gestionar

  • horas extra

  • bolsas de horas

  • planificación de turnos

  • conciliación y teletrabajo
    

Para los trabajadores:

• Transparencia: pueden ver sus fichajes y comprobar que el registro refleja su jornada real

• Canal formal para solicitar correcciones sin discusiones informales

• Menos fricción: pueden fichar desde la opción que mejor se adapte a su puesto (terminal, app, navegador)

• Garantía de que sus datos se tratan con finalidad clara, plazos definidos y respetando su privacidad